Ärendehantering

Hur går det till när kommunen tar emot ett ärende och hur ser processen ut sedan? Här följer information om ärendehanteringen inom den kommunala verksamheten.

Allt som skickas till kommunen räknas som en inkommen handling. Det kan exempelvis vara handlingar från medborgare eller myndigheter. När handlingen har inkommit registreras och diarieförs den i kommunens diarium. Därefter tilldelas ärendet en handläggare.

Handläggning av ärende

När ett ärende ska behandlas av ett utskott eller kommunstyrelsen, ska den först beredas av en handläggare. Det är handläggaren uppgift att arbeta fram ett beslutsunderlag med förslag till beslut i en tjänsteskrivelse.

Kallelse/föredragningslista

En vecka innan ett utskott, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige, har möte ska samtliga ledamöter fått en kallelse/föredragningslista. Denna ska innehålla uppgifter om var och när mötet äger rum. Det tillkommer uppgifter om de ärenden ska ska tas upp på det aktuella sammanträdet.

Beslutsfattande

Det är alltid ordföranden som öppnar mötet, därefter ska föredragningslistan godkännas. Som enskild ledamot kan man tillstyrka ett förslag eller reservera sig mot ett förslag. Ett beslut kan bordläggas, vilket innebär att ärendets behandling skjuts upp till ett kommande sammanträde. Det kan även återremitteras om ärendet anses behövas utredas ytterligare.

Protokollskrivning och justering

Kommunsekreteraren för, vid varje sammanträde, protokoll. Beslut, reservationer eller eventuella voteringar ska noteras. Tillsammans ensas man om tid för justering – det vill säga att protokollet ska korrekturläsas – och vilka som ska utföra detta.

Expediering

Att expediera ett beslut innebär att det skickas vidare till berörd part, samt handläggare, för verkställighet.

Anslag av protokoll

Anslagsbevis om justerat protokoll anslås på kommunens officiella anslagstavla. Anslaget förmedlar att beslut har tagits och att tiden för överklagande börjat löpa.

Arkivering

När ärendet har behandlats färdigt arkiveras det. Varje kommun ska ha ett kommunarkiv och hanteringen av kommunens dokument ska följa riktlinjerna i arkivlagen, arkivförordningen och kommunens arkivreglemente. Kommunarkivet tar emot, förtecknar och slutförvarar myndigheternas arkiv.

Publicering: 2016-06-20 | Ändrat: 2017-10-24
Sidansvarig: Nathalie Andersson | nathalie.andersson@munkfors.se